Welche Software eignet sich am Besten für Ihre Videokonferenzen?

Ein Überblick der Top-Tools zur fundierten Entscheidungsfindung

30.04.2020 – Lesezeit 8 Min

Die Nutzerzahlen von digitaler Kommunikationssoftware sind im Rahmen der Corona Krise explodiert. Daraufhin stellten wir Ihnen bereits die Funktionen von Google Meet in einem Blogbeitrag vor. Möglicherweise haben Sie dieses Tool auch schon für Ihre Kommunikation verwendet und erste Erfahrungen gesammelt.

Doch warum sollten Sie ausgerechnet Google Meet verwenden?

Dieser Frage gehen wir in diesem Beitrag nach und helfen Ihnen, sich über die Vielfalt der Anbieter einen Überblick zu verschaffen. Hierfür stellen wir Ihnen weitere Kommunikationstools der Videokommunikation vor und grenzen diese voneinander ab. 

Insbesondere der Sicherheitsaspekt wird abschließend thematisiert, denn während diverser Videocalls kommt es automatisch zum Austausch von Daten. Aber haben Sie sich schon einmal mit deren Schutz befasst?

Top Tools für Videokonferenzen

Durch das Coronavirus hat die Bedeutung von Videokonferenzen stark zugenommen. Beispielsweise beginnen die Semester an Hochschulen und Universitäten nun vollständig digital. Sich vorab für ein geeignetes Videokommunikationsinstrument zu entscheiden kann im weiteren Verlauf, besonders für Unternehmen, viel Zeit und Nerven ersparen.

Hierfür stellen wir Ihnen die Top Tools vor und bieten Ihnen die Möglichkeit sich anhand dieser Informationen für ein Tool fundiert zu entscheiden.

1. Google Meet:

Viele werden den Videokommunikationsdienst Google Meet noch als Google Hangouts Meet kennen. Google hat sein Tool vor kurzem umbenannt. 

Es ermöglicht Besprechungen bis zu einer Größe von 250 Teilnehmern und darüber hinaus die Aufzeichnung sämtlicher Videocalls. Ergänzend sind weitere Optionen wie das Bildschirmsharing vor allem für Unternehmen interessant.

2. Microsoft Teams:

Ende 2018 hat Microsoft seine Plattform von Grund auf überarbeitet und mit den Anwendungen der Microsoft Office Pakete verbunden.

Dadurch ist es möglich neben der Videokonferenz innerhalb von Microsoft Teams auch Inhalte gemeinsam zu nutzen oder Besprechungsdaten zu erstellen.

3. Zoom:

Die Videokonferenzplattform Zoom wurde 2011 veröffentlicht und bietet Möglichkeiten für Videokonferenzen und das Team-Messaging. Innerhalb der Corona Kirse konnte diese Plattform monatlich 200 Millionen Nutzer aufweisen.

Kosten und Preise

Videokommunikationssoftware können Sie derzeit häufig auch als Freemium-Ware nutzen. Anbieter bieten durch diese Angebote eine Möglichkeit, die jeweiligen Tools kennen zu lernen und eröffnen eine Option miteinander in Kontakt zu treten. 

Nichts desto Trotz müssen diese Videokommunikationstools eingerichtet werden. Darüber hinaus können langfristig je nach Nutzung auch Kosten entstehen.

Google Meet

Wie sieht das Ganze bei dem Dienst Google Meet aus? 

Innerhalb der G-Suite bündelt Google die eigenen Produkte zu einem Leistungsportfolio zusammen. Dabei sind die drei Pakete “Basic”, “Business” und “Enterprise” zu differenzieren. Diese beinhalten verschiedene Dienste von dem Google Kalender, dem Drive Speicherplatz bis hin zu den Tabellen-, Präsentations- und Schreibtools. 

Innerhalb der Staffelung steigert steigert sich der verfügbare Drive-Speicher von 30 GB in der Basic-Version (5,20 Euro) bis hin zu einem unbegrenzten Cloudspeicher in der Busines- (10,40 Euro) und Enterprise-Version (23 Euro).

Google (Hangouts) Meet ist in all diesen Preismodellen verfügbar. In der Basisversion stehen Video- und Telefonkonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern zur Verfügung. In der Businessversion 150 Teilnehmer und in der Enterprisekategorie sogar 250.

Derzeit steht die Funktion der Videoanrufe kostenfrei zur Verfügung. Hierbei ist Meet in dem Google Emailpostfach vertikal in der Navigationsleiste zu sehen, um auch kurzfristig eine Videokonferenz zu beginnen.

Microsoft Teams

Natürlich will auch Microsoft den Nutzern die bestmögliche Basis für Videokonferenzen bieten. Hierfür bietet das Unternehmen Teams als kostenloses Tool ohne Abonnement an. 

Alle Nutzer, die gleichzeitig noch weitere Vorteile nutzen möchten, können eine Erweiterung vornehmen. Dafür kann ein Basic-, Standard- und E3 Microsoft 365 Business Abo abgeschlossen werden. 

Die Preise nehmen mit zusätzlichen Funktionen zu, sodass das vollumfängliche Standart-Paket 10,50 Euro pro Benutzer und Monat kostet. Dafür sind mit diesem Abo Konferenzen bis zu 250 Teilnehmern und Online-Events bis zu 10.000 Teilnehmern möglich.

Zoom

Ähnlich wie Google und Microsoft bietet Zoom neben einer kostenlosen Basic-Version verschiedene Pakete zu unterschiedlichen Preisen an. 

Während in dem Pro-Paket für 13,99 Euro pro Monat und Host bis zu 100 Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen können, umfasst die Anzahl im Business-Paket (18,99 Euro) sogar 300 Teilnehmer. 

Die umfassendste Version ist das Enterprise-Paket, das 500 Teilnehmer ermöglicht. Dieses Paket richtet sich vor allem an Großunternehmen und hält weitere Manager- und Planungstools bereit.

Einrichtung

In dieser Rubrik können Google Meet und Zoom besonders punkten. Die Einrichtung sowie das Hosting gestalten sich einfach. Hierfür bieten die Tools verschiedene Möglichkeiten schnell und unkompliziert in ein Meeting zu starten. 

Als Beispiel sind hier Kalenderlinks, Besprechungs-URLs oder auch Einwahlnummern aufzuführen. 

Hierfür muss allerdings ein Konto auf der jeweiligen Plattform existieren, um eine derartige Organisation durchzuführen und somit ein Meeting zu initiieren. 

Um hingegen die Anruf-/ Videofunktion bei Microsoft Teams zu nutzen, muss zunächst eine kleine Schaltfläche “Jetzt treffen” ausgewählt werden, welche schwer zu finden ist.

Usability und Benutzerfreundlichkeit

Bei Zoom spielt es keine Rolle, ob Sie per installierter App oder der Web-App beginnen. Beide Optionen bieten einen schnellen Einstieg in die Videokonferenz. 

Hierfür muss lediglich der Beitrittslink oder der Kalendereintrag in dem Zoomprofil angeklickt werden. Folglich wird eine Verbindung zum Meeting hergestellt. Hier kann anschließend mit den Teilnehmern gechattet werden, bis der Host das Meeting eröffnet. Während der gesamten Teilnahme kann das Mikrofon und die Kamera ein- sowie abgeschaltet werden. Auch sind weitere Optionen anwählbar, welche bspw. die Auswahl eines bestimmten Mikrofons ermöglichen.

Die gesamten Buttons sind horizontal, nebeneinander am unteren Bildschirmrand in einer Navigationsleiste angeordnet.

Auch der Beitritt in ein Google Meet Meeting gestaltet sich ähnlich unkompliziert. 

Nach dem Klick auf den Kalendereintrag bzw. den Teilnahmelink gelangt der Teilnehmer zunächst auf ein vorgelagertes Fenster, wo das eigene Aussehen überprüft und die Kamera sowie das Mikrofon ein- bzw. abgeschaltet werden können. Im Anschluss wird das Feld “Jetzt teilnehmen” angewählt und Sie treten der Konferenz bei. 

Hervorzuheben ist, dass Sie von Google Meet daran erinnert werden, Ihr Mikrofon einzuschalten, sofern Sie dieses während des Sprechens noch ausgeschaltet haben.

Darüber hinaus kann der Bildschirm geteilt werden, um bspw. bestimmte Programme oder Vorgehensweisen zu veranschaulichen. Zusätzlich bietet das Aufzeichnen von Meetings ergänzend die Option, Inhalte im Nachhinein erneut anzusehen. Weitere Vorteile haben wir hier zusammengestellt.

Das Aufzeichnen von virtuellen Gesprächen ist auch im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams möglich. Besonders hervorzuheben ist hierbei, dass die Aufzeichnungen direkt den Projektgruppen zugeordnet werden. Hierdurch können auch Teammitglieder, die an einem Meeting nicht teilnehmen konnten die Inhalte nacharbeiten.

Allerdings können die weiteren Funktionen im Vergleich zu dem Googleprodukt oder Zoom im Bereich der Usability nicht mithalten.

Fazit

Natürlich beeinflussen verschiedene unternehmensinterne Faktoren die Auswahl eines geeigneten Kommunikationstools. Beispielsweise wird auf eine Funktion besonderen Wert gelegt oder die Videoübertragung vernachlässigt.

Aufgrund dessen handelt es sich bei diesem Fazit lediglich um eine Handlungsempfehlung.

Zoom ist durch das sogenannte “Zoom-Bombing” stark in die Kritik geraten. Auch eignet sich Microsoft Teams lediglich für Unternehmen, welche die Office 365 Lösungen bereits nutzen. Somit dominiert Google Meet mit einer souveränen Leistung für alle Anwender.

Neben der Benutzerfreundlichkeit hält dieses Tool umfassende Möglichkeiten parat, um eine Echtzeitkommunikation so realitätsnah wie möglich zu gestalten. Optionale Einstellungen wie das Bildschirm Teilen, der Zugriff auf Kamera und Mikrofon sowie die simple Einrichtung, ergänzen Google Meet in Summe zu einem Top-Dienst. 

Besonders hervorzuheben ist auch die zertifizierte Sicherheit und starke Verschlüsselung der Videokonferenzen von Google. Dies möchten wir im Weiteren Verlauf genauer erläutern.

Thema Sicherheit bei Google Meet

Standardmäßig müssen Organisatoren und Nutzer von Google Meet keine Sicherheitseinstellungen vornehmen. Das liegt an den Sicherheitskontrollen der G-Suite, welche standardmäßig aktiviert sind.

Was genau tut Google für meine Sicherheit?

Sicherheitsindizes

Wie Sie bereits in unserem Blogbeitrag zum Thema Google Meet erfahren haben, können bspw. keine externen Personen an einem Meeting teilnehmen. Eine Ausnahme besteht, wenn Sie diese in der Kalendereinladung hinzufügen. Alternativ muss ein Beitritt beantragt und von einem Teilnehmer der bestehenden Videokonferenz genehmigt werden.

Jedes Meeting bekommt darüber hinaus eine Identifikationsnummer. Diese Kombination besteht aus 25 Zeichen, wodurch es nahezu unmöglich ist an einem Meeting teilzunehmen, ohne den individuellen Code erhalten zu haben. Auf diese Art und Weise wird die Veranstaltung vor Missbrauch geschützt.

Während des Meetings

Schlussendlich können Sie durch diese Maßnahme während eines Meetings nicht durch fremde Personen gestört werden.

Zusätzlich schützt Google den Datentransfer zwischen dem Nutzer und dem Server. Hierfür werden sämtliche Daten nach verschiedenen Sicherheitsstandarts (IETF, DTLS, SRTP) verschlüsselt. Dabei erhält jeder Teilnehmer einen Verschlüsselungscode, der über die gesamte Dauer des Meetings gültig ist. Da dieser nicht lokal bei dem Nutzer gespeichert wird, kann er nicht von böswilligen Personen abgegriffen werden.

Weitere Sicherheitsfunktionen bei Google

1. Secure-by-Design-Infrastruktur: Da Google Meet zur G-Suite gehört, wird der Sicherheitsschutz der Google-Cloud Produkte auf das Videotool adaptiert. Somit werden Informationen und die Privatsphäre geschützt.
2. Konformitätszertifikate: Alle Google Produkte werden regelmäßig überprüft und validiert. Dieser Prozess wird anhand verschiedener Standards durchgeführt. Diese werden bspw. über ISO-Normen definiert.
3. Incident Management: Ein strenger Prozess bei Google regelt den Umgang für die Verwaltung von Daten und hält Lösungen und Benachrichtigungen über mögliche Vorfälle bereit.
4. Zuverlässigkeit: Das Google Netzwerk bewältigt auch eine zunehmende Anzahl an Nutzern und ist robust auf gestiegene Aktivitäten im Google Meet Bereich ausgelegt.
5. Transparenz: Kundendaten werden entsprechend der Angaben bei der Registrierung behandelt. Dabei werden diese nicht für Werbezwecke verwendet.

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